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Erfolgreiche Digitalisierung mit Perspektive.

Viele unsere Kunden sind Familien- und Traditionsunternehmen aus dem Mittelstand. Für alle ist die Herausforderung, im laufenden Geschäft die unternehmensweite Automatisierung und Digitalisierung der Geschäftsprozesse voranzutreiben. 

Ungeahnt viele Aufgaben können häufig automatisiert werden und somit für erhebliche Entlastung sorgen. Ihre Mitarbeiter arbeiten auf einer modernen Plattform-Umgebung. Im Büro, mobil oder zu Hause.

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Digitaler Wandel mit Hochdruck bei Thomas Roderburg

Unternehmen

„Aus dem einst klassischen Vertriebsunternehmen für Kopiergeräte, Drucker und Faxsysteme sind wir heute ebenso ein innovativer Lösungsanbieter in Bereichen der digitalen Transformation wie elektronischer Archivierung und digitalem Dokumentenmanagment.“ So Geschäftsführer und Inhaber Thomas Roderburg. „Als einer der großen Ricoh-Händler in Nordrhein-Westfalen haben wir immer viel Betrieb und Geschäft.“

Herausforderung

Wie auch viele andere Händlerkollegen nutzte Roderburg unterschiedliche Softwaresysteme, um das Geschäft zu betreiben. Trotz aller modernen Features und Datenschnittstellen blieben immer wieder Prozesse aus verschiedenen Gründen manuell (E-Mail, Excel, Papier, Telefon, usw.). Damit wollte man sich nicht mehr zufrieden gegeben. Thomas Roderburg hatte sich 2019 zum Ziel gesetzt, die digitale Transformation konsequent voranzutreiben.

Lösung

1. Intelligenter digitaler Rechnungseingangsprozess.
Im neuen Rechnungseingangsprozess wird so viel wie möglich automatisiert. Sind z.B. die gelieferten Mengen und Preise auf Bestellung und Rechnung gleich, erkennt der neue Prozess die Übereinstimmung der Informationen. Der Prozess verarbeitet die Daten und erzeugt nach definierten Regeln einen Buchungssatz. Sowohl die Zahlung bei der Bank als auch die automatische Buchung in der FiBu (externer Steuerberater) erfolgt jetzt mit einem digitalen „4-Augen-Prinzip“, und wesentlich effizienter und schneller. Die Rechnungen werden automatisch und revisionssicher im Archiv abgelegt.

2. Flexibler digitaler Rechnungsausgang.

Die Rechnungen an den Kunden erzeugen Buchungssätze, die in der externen FiBu automatisch gebucht werden. Zugleich werden die SEPA-Lastschriften automatisch ausgelöst. Die Archivierung der Rechnungen erfolgt revisionssicher im Vorgangsarchiv.

3. Digitaler Posteingang mit Zugriff von überall.

Die eingehende Post wird komplett digitalisiert und automatisch archiviert. Dabei wird die Post auch gleich digital sortiert und je nach Kategorie in Folgeprozesse umgewandelt, in denen unterschiedliche Rollen wie Vertrieb, Vertriebsleitung, IT, Geschäftsführung, Backoffice oder Service Center die nächsten Schritte durchführen. Jeder hat nun von überall aus Zugriff auf „seine“ Post.

4. Prozess Lizenzmanagement einfach gemacht.

Als IT Lösungspartner vertreibt die Firma Roderburg auch unterschiedliche Softwarelizenzen. Verschiedene Lizenzen haben unterschiedlichste Fristen und Termine für etwaige Verlängerungen oder Kündigungen. Mit einer Datenanbindung an das ERP-System läuft nun ein Prozess in JobRouter – mit dem alle Fristen des Lizenzmanagements automatisch überwacht werden. Alle Lizenzen bleiben gültig und werden rechtzeitig erneuert.

Ergebnis

Alles vernetzt: Sämtliche internen und externen Rollen, Systeme, Daten und Dokumente sind im Prozess digital und miteinander verbunden.

  • Prozesse bis zu 90% automatisiert: Transaktionsbasiertes Arbeiten entfällt fast komplett, weil digital ablaufend.
  • Digital und mobil: Alle zugewiesenen Prozesse können von allen Rollen von überall aus durchgeführt werden. 
  • Mit der Einführung des digitalen und revisionssicheren Vorgangsarchivs spart Roderburg physische Papierarchive und aufwendiges Suchen.
  • Mehr Cashflow: Alle Skontofristen werden eingehalten und unterstützen die Liquidität. 
  • Digital bessere Übersicht: Alle Daten, Dokumente, Genehmigungen und digitale Unterschriften liegen transparent vor und gewährleisten schnellere Entscheidungen.
  • Sehr viel Zeit und Kosten eingespart: Allein der neue digitale Rechnungseingangsprozess spart 10 – 20 Minuten Bearbeitungszeit pro Rechnung. Bei 15.000 Rechnungen und einem angenommenen Durchschnitt von nur 10 Minuten sind das 2.500 Arbeitsstunden, Jahr für Jahr.

Fazit Herr Roderburg: „Die Digitalisierung mit EBS Solutions war für uns eine sehr lohnenswerte Entscheidung.“

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Digitalisierung bei Deutschlands erfolgreichstem Autodiscounter.

Unternehmen

Autoland ist Deutschlands größter Autodiscounter. 2020 haben 35.000 Kunden ein Auto bei Autoland gekauft. Dabei setzt das Unternehmen auf innovative und extrem einfache Lösungen. Oft stellt der Markt dafür nicht die notwendigen Werkzeuge bereit.

Autoland entwickelt daher in vielen Fachbereichen eigene Wege. Mit eigener Logistik, eigener Bauabteilung, eigener Marketing- und IT-Abteilung. Der Großteil des Tagesgeschäfts ist bereits voll digital abgebildet und Software unterstützt aktiv die Verkaufsprozesse im Autohandel. Bereits heute sind 25% der Fahrzeugverkäufe virtuell und nur durch Digitalisierung möglich.

Herausforderung

Autoland hat sukzessive Fremdsysteme durch optimierte Inhouse-Lösungen ersetzt. Dabei sind viele kleinteilige und unterschiedlich strukturierte Programme zu einer Lösung verschmolzen. Den konventionellen Rechnungseingang hatte Autoland bisher nicht angefasst. Hier kommen monatlich rund 10.000 einzelne Rechnungsbelege an. Bei der Aufbereitung und Analyse wurde schnell klar, dass diese Digitalisierung äußerst komplex ist. Rund 300 Personen in 40 Niederlassungen sind involviert.

Lösung

Das Mammutprojekt wurde zusammen mit EBS Solutions erfolgreich umgesetzt. Der Rechnungseingangsprozess und das Archiv – bei Autoland das Non plus Ultra – wurden digitalisiert: Mit hoher Kreativität im Design der Plattform, bei der Planung und Umsetzung, bei der Optimierung des Schnittstellenaufwands und höchsten Anforderungen an Qualität und Flexibilität. Eben Autoland-like.

In der Implementierung wurden Postfächer für 40 eingebundene Niederlassungen geschaffen und bestimmten Finanzbuchhaltern zugeordnet. Jetzt erfolgt nach der automatischen Belegerkennung die Kontierung der Belege und die Zuordnung zu den verantwortlichen Stabsstellen sowie Abteilungen weitgehend automatisch.

Mitarbeiter sind mit unterschiedlichen Kompetenzen zur Rechnungsfreigabe ausgestattet und können die Belege mit Kommentaren und Freigabevermerken an die im Prozess vorgesehenen verantwortlichen Stellen weiterleiten.

Nach der finalen Freigabe erfolgt die Ausgabe der Zahlungsinformationen als SEPA-XML an die Banksoftware, sortiert und gruppiert nach Mandanten und unter Berücksichtigung von bspw. Gutschriften/Verrechnungen. Alle Beteiligten im Prozess sind jederzeit aussagefähig zum Bearbeitungsstand der Belege und deren Bezahlung. Nachgelagerte Auswertungen zu Projektkosten und einzelnen Sachkonten sind einfach möglich. Die Prozesse laufen schneller durch und sind transparent für alle.

Zusätzlich entstanden im Prozess noch Arbeitskopien der Unterlagen, insgesamt eine große Menge vermeidbares Papier. Die Dokumentensuche in den Niederlassungen war sehr zeitaufwendig. Mittlerweile erfolgt die Recherche via Volltextsuche innerhalb von Sekunden. Bisher waren die Dokumente in riesigen Räumen abgelegt. Dieser Platz steht nun für wichtigere Zwecke zur Verfügung.

Ergebnis

  • Extrem kleine Grenzkosten bei starkem Wachstum.
  • Hervorragende Übersicht.
  • Prozess viel schneller.
  • Alle Daten werden so erfasst und aufbereitet, dass sie auswertungstauglich sind.
  • Der weitere Ausbau der Prozesse und Subprozesse gestaltet sich einfach und flexibel.

„Mit EBS Solutions haben wir einen Partner gefunden, mit der sich die Autoland-spezifischen Anforderungen sehr schnell umsetzen lassen. Anpassungen an unser Wachstum sind jederzeit und schnell möglich. Das Projekt konnte deutlich schneller als mit einer Inhouse-Lösung umgesetzt werden. Unsere IT-Ressourcen konnten sich anderen wichtigen Aufgaben widmen.

Selbst die während der Implementierung eingetretenen Veränderungen konnten unmittelbar im Projekt berücksichtigt werden. Je schneller unsere Unternehmensentwicklung voranschreitet, umso bedeutender wird der Einsatz hochflexibler mitwachsender Frameworks bzw. Workflow-Management-Plattformen. Wir freuen uns auf den weiteren gemeinsamen Weg mit EBS Solutions.“

Thomas Wegert, Prokurist und Leiter IT
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Vertrieb Nord

Kevin Fenker
+49 4192 891 409-1
kevin.fenker@ebssolutions.de

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Alles geht. Mit starken Partnern und Spaß an Tiefenkompetenz.

Wir sind am Puls der Zeit, top geschult, werden von Systemherstellern in vielerlei Hinsicht unterstützt und bringen wertvolle Erfahrungen aus über 100 ERP-Implementierungen mit. Ihr bester Partner also, für Ihren besten digitalen Wandel.

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